Ao longo de um processo de negócios, muitas informações são produzidas ou precisam ser consultadas. Em um processo de compras, por exemplo, é preciso trabalhar com solicitações de compras, cotações de fornecedores, ordens de compras, notas fiscais e, eventualmente, manuais de procedimentos. Muitas dessas informações - as estruturadas - podem residir em bancos de dados. Grande partes dessas informações, no entanto, não são estruturadas - documentos eletrônicos, documentos em papel, faxes - e exigem outros tipos de sistemas para serem adequadamente gerenciadas - sistemas de ECM/GED (Enterprise Content Management / Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

ECM/GED é o conjunto de tecnologias destinadas a capturar, armazenar, gerenciar, preservar e publicar conteúdos digitais de qualquer natureza. Estes conteúdos podem ser documentos, imagens, páginas web, relatórios, áudio e vídeo, entre outros.

Com o ECM/GED, todas essas informações podem ser convertidas para o meio digital. Assim, abre-se um universo de novas possibilidades. Documentos em papel, antes difíceis de serem consultados, podem ser digitalizados e ficar disponíveis através da Web. Documentos eletrônicos, mesmo de formatos diferentes, podem ser pesquisados e recuperados a partir de qualquer palavra de seu conteúdo. Em resumo, o acesso às informações é enormemente facilitado. Como resultado, crescem a produtividade e a eficiência da organização.

Ainda com o ECM/GED, sua empresa pode construir efetivas bases de conhecimento, organizando o conteúdo existente dentro e fora da empresa, simplificando o seu acesso e recuperação, facilitando o seu reuso e garantindo a sua segurança e confiabilidade.

Workflow + ECM/GED

Com a união entre as tecnologias de workflow e ECM/GED, é possível construir um ambiente de trabalho virtual, pois todas as informações necessárias para realizar as atividades do processo estarão disponíveis em meio digital. Isso elimina a necessidade de trâmite de papel, aumentando a velocidade do processo. Além disso, facilita a participação de equipes geograficamente dispersas no mesmo processo, assim como a participação de pessoas em movimento. Assim, o processo fica mais ágil, e permite que novas possibilidades de trabalho sejam abertas.

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